pertama jurnal di ojs

Jurnal Pustakawan Indonesia Volume 10 No. 2

KLINIK TI

OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS)

UNTUK MENGELOLA PUBLIKASI ILMIAH

Yulia Dwi Indriani

Staf Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB, email : jul1a_indria@ipb.ac.id

Pendahuluan

Open Journal System (OJS) adalah sistem manajemen jurnal dan penerbitan online yang telah dikembangkan oleh Public Knowledge Project melalui upaya yang didanai pemerintah federal untuk memperluas dan meningkatkan akses pada penelitian. Proyek ini merupakan hasil kerjasama antara Faculty of Education di University of British Columbia, The Simon Fraser University Library, The School of Education at Stanford University, dan The Canadian Centre for Studies in Publishing at Simon Fraser University. OJS adalah perangkat lunak open source yang tersedia bebas untuk jurnal di seluruh dunia, sebuah pilihan yang layak untuk pengelolaan jurnal, dengan akses terbuka dapat meningkatkan pembaca sebuah jurnal dan juga kontribusinya terhadap kepentingan publik dalam skala global. OJS merupakan GNU Public License yang berarti seluruh salinan dokumennya bebas digunakan dengan tetap mempertahankan lisensi yang sama. Selain untuk penerbitan jurnal secara online, OJS juga menyediakan fitur untuk Ready to Publish (Jurnal yang siap dipublikasikan).

Fitur-fitur yang Tersedia

Sebelum mengoperasikan OJS perlu diketahui fitur-fitur yang tersedia, yaitu:

1.       Dapat diinstal, dikonfigurasikan dan digunakan secara lokal maupun berbasis web.

2.       Editor dapat menggunakan perannya untuk mengkonfigurasi persyaratan, mengelola bagian, proses review, dan lain-lain.

3.       Pengajuan artikel dan pengelolaan kontennya dapat dilakukan secara online (real time).

4.       Tersedia pilihan untuk menunda masa

tayang setiap artikel yang diajukan.

5.   Pengindeksan isi jurnal secara komprehensif menjadi bagian dari system global.

6.       Editor dapat menentukan artikel mana saja yang dapat dibaca secara penuh atau hanya sebagian (abstak).

7.       Setelah mengirimkan artikel, setiap penulis akan mendapatkan notifikasi melalui email yang dapat ditambahkan komentar.

8.       Tersedia Online Help Support untuk setiap permasalahan yang timbul ketika sistem

digunakan.

Untuk mengelola Jurnal menggunakan OJS yang perlu diperhatikan adalah peran pengguna, yaitu :

1.       Journal Manager : sebagai pengelola jurnal berhak atas pengaturan

kelengkapan, kebijakan, proses pengiriman artikel, pengaturan jurnal, pengaturan tampilan.

2.       Subscription Managers : berperan dalam pengaturan jurnal yang dilanggan.

3.       Editors : memulai aplikasi, proses pengiriman artikel, menetapkan status artikel, mengatur edisi, membuat edisi

baru, dan mempublikasikannya, mengirimkan notifikasi kepada pengguna.

4.       Section Editors : menetapkan reviewers, bekerjasama dengan para reviewers, membuat keputusan tentang artikel yang akan diterbitkan, Copyediting, Layout editing, dan mengoreksi artikel/Proofreaders.

5.       Reviewers : meninjau artikel yang dikirimkan, dan berhak mengunggah lampiran yang akan digunakan oleh Editor dan Author, Reviewer ditentukan oleh Section Editors sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pengelola jurnal/Journal Manager.

6.       CopyEditors : berperan dalam melakukan penyuntingan artikel yang dikirimkan dan bekerjasama dengan penulis untuk memperbaiki tata bahasa dan kejelasan isi jurnal serta memastikan aturan penulisan jurnal secara bibliografi dan tekstual sudah sesuai dengan aturan

38

Jurnal Pu stakawan I donesia Vol ume 10 No. 2

yang	ditetapkan			ssebelum  kemudian
ditem	atkan		d lam			gall ey		dan
dipublikasikan.
7.  Layou tEditors				:	berpera n			untuk
meng	bah		format		artikel		menjadi
HTM L,		PDF, PS,		dan lain-la in,				sesuai
denga n		ketentuan		jurnal		y ng		telah
disepakati.			OJS	tidak		menyediakan
converte r		otomatis		ehingga Lay outEditor
harus memiliki software yang dibutuhkan
dan	melakukann ya				secara		manual
kemu	ian meletak kan file tersebut dalam

Galley.

8.       Proofreaders : berperan dalam meng reksi artikel dalam hal tipografi

dan k salahan for				at untuk set iap artikel
yang tersimpan dalam Galley, kemudian
menye rahkan kepada Layout E itor								untuk
diperbaiki, peran i i dapat pula dilakukan
oleh E ditor dan Section Editor.							langsung
9.  Autho rs		:	pen ulis		dapat
mend ftarkan			di ri		secara		online		di
halaman website Jurn al yang me							ggunakan
OJS	an	langsun g		mengunggah				artikel
yang  akan  dipublikasikan  dalam  jurnal
tersebut dengan te rlebih dahulu mengisi
infor m asi		metada a  atau				pen gindeksan
yang	terkait		den gan		artikel		tersebut
sehingga dapat den gan mudah ditemukan
melalu i  mesin  p ncari.						Hal	ini		akan
sangat  berguna  untuk						penelitian			dan
penga uan		beasisw a. Penulis juga						dapat

melakukan			cros s		check		terhadap			artike
yang	sudah			di kirimkan			m elalui  proses
editorial,  copyediting,  dan  profreading
kar ena setiap				a ktivitas selal ui dilengkap
dengan notifikasi melalui email kepada
pen ulis.		Pengelola				Jurnal			dapat	juga
me ngatur apakah penulis di minta untuk
me mbayar			biay a			publikasi			atau	tidak
melalui notifikas i yang dikiri mkan.
10. Re aders : pem baca dapat									endaftarkan
diri	sebagai			langganan  atau  sekedar
me njadi		pemba ca				setelah		jurnal		dapat
dib aca		secara			bebas			t npa		biaya
Pel anggan				yang		mend aftar				akan
me ndapatkan				notifikasi				untuk		setiap
jurn al		yang			ipublikasikan				termasuk
daf tar isi dan jurnal penuh melalui email.
Ada lima	tahap yan g harus dilakukan dalam

membuat Jurnal Online dengan O JS, yaitu :

1.   Deta il

Diisi dengan in formasi um um tentang Journal

Lan gkah Pengisi n :

Jurnal Title : Nama Jurnal à Jurna Pustakawan Indo nesia

Jurnal Initial : Inisial Jurnal àJPI Jurnal Abbreviation :

ISS	: Nomor I SN
ISS	Online : Nomor Online ISSN
DO I Prefix : Dig ital Object		I dentifier
DO I Suffix : Digital Object		I dentifier

Mailing Address : Alamat untuk berkorespondensi.

2.   Journal Policies

a.       Diisi dengan kebijakan-kebijakan yang berlaku dalam jurnal ya ng akan dipublikasikan misalnya bidang ajian jurnal atau focus materi

b.      Lang kah Pengisian :

39

Jurnal Pust akawan Indonesia Volu  e 10 No. 2

3.       Guidi ng Submission

a.       Di si dengan Panduan bagi p enulis

b.      La ngkah pengisian:

40

Jurnal Pu stakawan I donesia Vol ume 10 No. 2

4.  Management

a.    Diisi dengan hak akses dan keamanan jurnal, jadwal pu blikasi dan fo rmatnya.

b.    Lang kah pengisian :

5.    The Look

a.  Di si dengan teks atau g ambar untu k ditampilka n sebagai head banner jurnal dan pe ngaturan lain yang berhub ungan denga n tampilan.

b.    La ngkah Pengisian :

Siapkan dulu file image den gan extensio n .jpg/.png dengan ukuran kurang le bih 650x100 pixel. Kemudia n pilih menu Browse dan Upload.

41

Jurnal Pust akawan Indonesia Volu  e 10 No. 2

Pengaturan User oleh Journal Manager

Jurnal Manager dapat enambahkan user lain d alam Jurnal atau Author dapat mend aftarkan dir secara man diri, kemudi an Journal M anager dapat menambah kan peran t rhadap setiap user yang mendaftar. Berikut daftar user yang perannya diatur oleh Jour nal Manager :

Peran Edi or untuk empublikasikan artikel, Peran Aut or untuk s ubmit artik l, walaupun demikian penulis dapat mendaftarka n diri sebagai Author secara langsung. Contoh :

42

Jurnal Pu stakawan I donesia Vol ume 10 No. 2

Langkah P blikasi Jurna l yang sudah siap diterbitkan (Ready t o publish Jo rnal)

1. User harus berpera    sebagai Au thor dan E itor (bisa dilakukan ole    Journal M nager untuk

melakuk an enrollme nt terhadap u ser yang bersangkutan).

2.       Setela h Login Klik Peran sebag ai Author untuk mengupload artikel.

3.       Selanj utnya ikuti 5 langkah proses Upload Articles

Langkah 1 : Starting the Submission

Pilih Section : Article, dan beri chec list pada se ua pilihan Submission Checklist lalu klik Save and Continue

Langkah 2 : Entering the Submission ’s Metadata

Isi dengan nama penulis dan data pribadinya terutama yang diberi tanda *, judul, abstrak, dan keywords d ari artikel tersebut. Jika t erdapat lebi h dari satu penulis/Auth r maka klik tombol Add Author dan isi kembali metadata seperti penulis p ertama.

43

Jurnal Pust akawan Indonesia Volu  e 10 No. 2

Langkah 3 : Uploading t he Submissi on

Klik Brow e, lalu pilih file yang ak n diupload dari direktori anda. Setelah ditampilkan lokasi file kemudian klik Upload, tunggu sam pai file ditampilkan dal am menu tersebut deng an nama file berupa pengkodean. Kemudian klik Save and Co ntinue.

Langkah 4 : Uploading Supplementary Files

Selanjutnya masukkan file tambahan jika ada baik dalam bentuk pdf, doc, html, dll, kemudian klik Save and Continue walaupun tidak ada file tambahan dalam p roses ini.

Langkah 5 : Confirming The Submission

Langkah terakhir adalah Konfirmasi file yang sudah disubmit. Klik Finish Submission

Selanjutnya Windows a an memberikan pilihan Active Submission untuk proses jurnal yang belum

siap dipublikasikan dan membutuhkan tahapan review lebih lanjut. Dalam hal jurn al yang siap

dipublikasi kan klik pada menu teks b erwarna merah CLICKI  G HERE.

44

Jurnal Pu stakawan I donesia Vol ume 10 No. 2

Selanjutnya artikel sudah tersimpan dalam Galle y dan siap u ntuk dipubl kasikan pad a edisi jurna yang sudah dibuat sebelumnya (Liha t langkah Cre ate Issue).

Klik Salah satu Issues p ada menu Schedule kem dian klik Record. Maka a rtikel akan dipublikasikan pada Edisi Jurnal yang d ipilih terseb t dan sudah dipublikasik an. Klik Save and Contin e Membuat Issue / Edisi Jurnal :

1.       Login sebagai Editor

2.       Klik m enu User H ome

3.       Klik E ditor

4.       Pada menu Issues, klik Create Issue

45

Jurnal Pust akawan Indonesia Volu  e 10 No. 2

5.   Pada k otak isian Id entification si dengan data edisi jurnal; volume, number, year, cover dalam bentu image jika a da.

6.   Kemudian Klik Publish Issues jika Daftar Isi telah len gkap diisi dengan artikel.

46